1. Wat is een Tenant?

Een Tenant is een omgeving van Microsoft waar alle mail en (Teams) data in staan. Zie het als het ‘huis’ voor al je digitale spullen. We zitten nu in de HB Tenant, en we trekken in bij de Advantage Smollan Tenant. Dit biedt schaalvoordeel, een betere Europese samenwerking en zo zijn we klaar voor de toekomst met verdere integratie bij Advantage Smollan.

2. Op welke tijdstippen vindt de digitale verhuis plaats? En wat wordt er van mij verwacht?

Alles van de HB server wordt nu gekopieerd naar de AS server. Tot en met 3 mei kan jij als gebruiker checken of al je spullen van de HB server naar de AS server zijn mee verhuisd. Je krijgt een tijdelijk login van Advantage Smollan waarmee je kan inloggen in de AS omgeving (zie vraag 7 voor je login).

Zodra je bent ingelogd in de nieuwe omgeving, kijk je bij Teams of je kanalen in beide omgevingen overeenkomen. Kijk in Onderdrive (onder Apps) of je al je bestanden ziet (let op, er kan vertraging op de recente bestanden zitten.) Mis je iets? Neem dan contact op met ICT.

Vanaf 20 mei heb je enkel nog toegang tot de AS server. Dan kan je niet meer terug naar de HB server. Het is dus héél belangrijk om goed te checken of alles mee verhuisd is.

3. Hoe zet ik mijn bestanden over?

Dat hoef je zelf niet te doen, dat regelt ICT voor je. Het is wel belangrijk dat jij checkt of al je bestanden correct zijn overgezet. Zo niet, contacteer ICT.

Zie je rode kruisjes achter je bestanden of bij je Onedrive icoon? Open dan Onedrive en synchroniseer je bestanden opnieuw. Een rood kruisje betekent dat je bestand niet correct geüpload werd.

4. Wat verhuist wel mee?

Je bestanden, je mail, je Teams omgeving, je mappenstructuur, alle data die je bezit en op welke plek het staat… worden overgezet naar de nieuwe omgeving. Ook alle Teams groepen waar je lid van bent worden overgezet.

5. Wat verhuist niet mee?

Je persoonlijke lokale instellingen, zoals desktop achtergrond, e-mail handtekening, bookmarks in je browser (regel dat zelf door even in te loggen op je browser) en 1 op 1 chats in Teams worden niet mee verhuisd (deze kun je knippen, klik in de chat, CTRAL-A, Alles selecteren, CTRL-C, kopiëren) en dan rechtermuisknop ->“plakken zonder opmaak” in een Word bestand indien je ze wilt bewaren).

Ook je lijst in Office met “recente bestanden” gaat niet mee. Hier kun je bijv.  een printscreen van maken om later de locatie snel terug te kunnen vinden. Tot slot gaan in Outlook aangemaakte regels niet mee (doorsturen/verplaatsen naar mappen als, regels).

6. Hoe weet ik zeker of al mijn bestanden goed gesynchroniseerd zijn?

Je krijgt tot 3 mei de tijd om te checken of alles van de HB omgeving correct is overgezet naar de AS omgeving. Kijk bij Teams of je alle kanalen ziet die je ook in je HB Teams ziet. Zet ze even naast elkaar. Kijk in Onedrive (onder Apps) of je je bestanden ziet. Outlook is een uitzondering; dit gaat 1 op 1 over, en is in het tijdelijke huis nog niet zichtbaar. Let op, er kan vertraging op recente bestanden zitten). Mis je iets? Neem dan contact op met ICT.

Staat er een rood wolkje achter een bestand? Dat betekent dat het bestand niet correct is geüpload naar de server. Open het bestand en sla het nogmaals op. Staat er een wolkje naast een bestand? Dat betekent dat het bestand alleen in de Cloud staat en niet lokaal, en dat het dus ook gewoon mee verhuisd wordt.

7. Wat is mijn login om in te loggen op de Advantage Smollan omgeving?

Ga naar portal.office.com en gebruik hiervoor je Microsoft Edge browser (niet Google Chrome of Firefox). De login waarmee je de check doet of al je bestanden er staan, is je tijdelijke login. Deze bestaat enerzijds uit je standaard login naam aangevuld met @advsmo.onmicrosoft.com. Na de migratie (vanaf 20 mei ) gebruik je gewoon weer je originele login bijv. p.pieters@hamiltonbright.com om op je – nu definitieve – Advantage Smollan account te komen.

8. Hoe installeer ik de Authenticator applicatie op mijn gsm?

De Microsoft Authenticator applicatie is de veiligste manier om in te loggen en is daarom verplicht. Heb je de applicatie nog niet op je gsm staan, download hem dan meteen. De eerste 3 aanmeldingen lukken nog zonder de applicatie, maar later kan je niet meer inloggen zonder het gebruik van de app. Installeer de Microsoft Authenticator applicatie dus meteen, anders kom je er later niet meer in. Volg de instructies op je scherm om je Hamilton Bright account toe te voegen.

Comme vous le savez, les ressources numériques du serveur Hamilton Bright sont en cours de transfert vers le serveur Advantage Smollan. C’est un travail important en coulisses, et vous avez également des tâches à accomplir à cet égard. Vous avez reçu les instructions nécessaires par courrier électronique. Pour vous aider davantage, nous avons préparé une liste des questions les plus fréquemment posées, qui devrait également répondre à votre question.

1. Qu’est-ce qu’un Tenant?

Un tenant est un environnement Microsoft où sont stockés tous les e-mails et les données (Teams). Vous pouvez le considérer comme la “maison” de tous vos biens numériques. Nous sommes actuellement dans le Tenant HB, et nous déménageons vers le Tenant Advantage Smollan. Cela offre des avantages d’échelle, une meilleure collaboration européenne, et nous prépare pour l’avenir avec une intégration plus poussée chez Advantage Smollan.

2. À quel moment a lieu le déménagement numérique? Et qu’est-ce qui est attendu de ma part?

Tout depuis le serveur HB est actuellement copié vers le serveur AS. Du 10 avril au 3 mai, vous aurez accès aux deux environnements. Il est alors important que vous, en tant qu’utilisateur, vérifiiez si tous vos biens du serveur HB ont été transférés vers le serveur AS. Vous recevrez une connexion temporaire d’Advantage Smollan pour accéder à l’environnement AS. Manque-t-il quelque chose? Contactez alors le service informatique.

À partir du 3 mai, vous n’aurez plus accès qu’au serveur AS. Vous ne pourrez plus revenir au serveur HB. Il est donc très important de vérifier soigneusement si tout a été transféré.

3. Comment transférer mes fichiers?

Vous n’avez pas besoin de le faire vous-même, le service informatique s’en charge pour vous. Il est cependant important que vous vérifiiez si tous vos fichiers ont été correctement transférés. Sinon, contactez le service informatique.

Voyez-vous des croix rouges à côté de vos fichiers ou de l’icône Onedrive? Ouvrez alors Onedrive et synchronisez à nouveau vos fichiers. Une croix rouge signifie que votre fichier n’a pas été correctement téléchargé.

4. Qu’est-ce qui est transféré?

Vos fichiers, vos e-mails, votre environnement Teams, votre structure de dossiers, toutes les données que vous possédez et leur emplacement… seront transférés vers le nouvel environnement. Tous les groupes Teams auxquels vous appartenez seront également transférés.

5. Qu’est-ce qui n’est pas transféré?

Vos paramètres locaux personnels, tels que le fond d’écran du bureau, la signature d’e-mail, les favoris dans votre navigateur (réglez cela vous-même en vous connectant simplement à votre navigateur), et les conversations individuelles dans Teams ne seront pas transférés. Vous pouvez les copier (cliquez dans la conversation, CTRL-A, Sélectionner tout, CTRL-C, copier) puis cliquez droit -> “coller sans mise en forme” dans un document Word si vous souhaitez les conserver. Votre liste dans Office des “fichiers récents” ne sera pas non plus transférée. Vous pouvez par exemple en faire une capture d’écran pour retrouver rapidement l’emplacement plus tard. Enfin, les règles créées dans Outlook ne seront pas transférées (transférer/déplacer vers des dossiers, règles).

6. Comment être sûr que tous mes fichiers sont correctement synchronisés?

Vous avez jusqu’au 19 avril pour vérifier si tout depuis l’environnement HB a été correctement transféré vers l’environnement AS. Assurez-vous que tout est là où il devrait être. Y a-t-il un nuage rouge à côté d’un fichier? Cela signifie que le fichier n’a pas été correctement téléchargé sur le serveur. Ouvrez le fichier et enregistrez-le à nouveau. Y a-t-il un nuage à côté d’un fichier? Cela signifie que le fichier est uniquement dans le cloud et pas localement, donc il sera également transféré.

7. Quel est mon login pour me connecter à l’environnement Advantage Smollan?

Le login que vous utilisez pour vérifier si tous vos fichiers sont présents est votre login temporaire. Il se compose d’une part de votre nom de connexion standard suivi de @advsmo.onmicrosoft.com. Après la migration (à partir du 20 mai), vous utiliserez à nouveau votre login d’origine, par exemple p.pieters@hamiltonbright.com, pour accéder à votre compte Advantage Smollan, maintenant définitif.

8. Comment installer l’application Authenticator sur mon téléphone portable ?

L’application Microsoft Authenticator est le moyen le plus sécurisé de se connecter et est donc obligatoire. Si vous n’avez pas encore l’application sur votre téléphone portable, téléchargez-la immédiatement. Les trois premières connexions peuvent encore être effectuées sans l’application, mais plus tard vous ne pourrez plus vous connecter sans utiliser l’application. Installez donc immédiatement l’application Microsoft Authenticator, sinon vous ne pourrez plus vous connecter plus tard. Suivez les instructions à l’écran pour ajouter votre compte Hamilton Bright.